Informasi Hotel Utama Batam

10:52 PM littleusagistory 0 Comments



Berikut ini adalah beberapa informasi yang saya dapatkan pada saat meneterview salah satu pegawai di hotel utama, semoga bermanfaat


Nama : Hanifah Salsabila
NPM : 1641166
                                                        
STURUK ORGANISASI HOTEL UTAMA BATAM


 








Job description :
Manager :
ü  Menolak setiap masukan dari berbagai departemen head yang tidak sesuai dengan kebijakan yang diterapkan dalam dunia perhotelan,
ü  Mengontrol operasional harian perusahaan agar terciptanya iklim kerja yang harmonis
Marketing :
ü  Berpartisipasi dalam berbagai kegiatan social, organisasi untuk mempromosikan hotel dan meningkatkan kemampuan personal,
ü  Bertanggung jawab untuk kegiatan promosi dan iklan, sesuai dengan apa yang diinstruksikan oleh atasan,Melakukan negosiasi dengan client,
ü  Menentukan definisi dan privilege tamu VIP, VVIP dan special treatment.

HRD :
ü  Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia,
ü  Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP, job description, training and development system dll,
ü  Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi,
ü  Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu.
ü  Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi, mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai dengan standar perusahaan.
ü  Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
ü  Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya kontrak kerja.
ü  Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan.


Accounting :
1)   Tugas Harian (Daily)
a)   meneliti seluruh kepala seksi Accounting Department yang hadir sesuai jadwal waktu kerja (work time schedule) yang berlaku
b)   meneliti dan menandatangani daily income summary general cashier report
c)   meneliti dan menandatangani depositincome ke bank atau setoran income ke direksi (owning company)
d)   meneliti dan menandatangani daily sales report
e)   meneliti dan menandatangani daily collection report atau hasil pengutipan dan account receivable yang disetorkan ke Front Office Cashier
f)   meneliti dan menandatangani allowanceatau rebate credit yang ada
g)   meneliti dan menandatangani semuapurchase request (PR) yang ada untuk persetujuannya
h)   meneliti dan menandatangani untuk persetujuannya yang menyangkut semua pembayaran advance payment, cash/check request, cash disbursement voucher, voucher payable, reimburse­ment, dll.
i)    menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di Account­ing Department dan jalan keluarnya
j)    melaksanakan instruksi-instruksi dari General Manager
k)   membantu dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul baik dan manajemen maupun dari departemen lain apabila diminta pertimbangannya
l)    meneliti dan melakukan tindak lanjut seluruh laporan harian dari departemen-departemen yang masuk ke Accounting Department
m)  meneliti dan menandatangani daily flash food cost report
n)   meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengkoordinir atas penyelesaian out standing balance of accounts receivablebaik guest active (in the house) maupuncity ledger
o)   meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengoordinir atas penyelesaian out standing balance of account payable(hutang rekanan) dan other payable
2)   Tugas Mingguan/Sepuluh Hari (Ten Days)
a)   meneliti dan menandatangani laporan mingguan darn cost
      control:
1.   weekly report food sales & cost by outlets
2.   weekly report beverage sales, cost & over or short by out­lets
3. weekly report beverage actual sales, potential sales & cost by outlets
b)   meneliti dan melakukan tindak lanjut ten days report for cast dari Front Office
c)   mengkoordinir weekly inventory food & beverage dan Cost Control
3)   Tugas Bulanan (Monthly)
a)   mengoordinir penyusunan laporan keuangan atau financial statement dan melakukan koreksi-koreksi yang diperlukan
b)   meneliti dan menandatangani serta membuat komentar untuk laporan keuangan atau financial statement
c)   meneliti dan menandatangani semuabank reconciliation
d)   meneliti dan menandatangani semuajournal voucher entry yang ada besertajournal adjustment yang ada
e)   mengoordinir monthly inventory yang dilakukan oleh Cost Control
f)   minimal sebulan sekali mengadakancheck on the spot:
1.   house bank general cashier
2.   house bank & income FOC dan rest & bar cashier
3.   receiving
4.   store
5.   accounts payable card
6.   accounts receivable card
7.   cardex guest bill di FOC dan details of nett out standing
g)   memimpin rapat Accounting Department yang membahas masalah yang timbul dan mencari jalan keluarnya, serta melaporkan secara tertulis kepada manajemen
h)   meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut aged trial balance of accounts receivable
i)    meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut age trial balance of account payable
j)    meneliti dan melakukan tindak lanjutcost control reconcilia­tion
k)   menandatangani jadwal kerja dan Accounting Department
4)   Tugas Tengah Tahunan (Six Months)
a)   mengoordinir semi annual inventory oleh Cost Control yang menyangkut fixed assets dan operating equipments
b)   meneliti dan menandatanganireplacement & consumption operating equipments dan Cost Control
5)   Tugas Tahunan (Yearly)
a)   mengoordinir yearly inventory secara keseluruhan yang menyangkut food & beverage and supplies, fixed assets,dan op­erating equipments
b)   meneliti dan menandatangani inventory book
c)   mengadakan adjustment & correctionuntuk semua accounts yang   terjadi.
d)   membantu manajemen dalam penyusunan goals action plan dan anggaran yang meliputi marketing planatau marketing objectives, payroll budget, profit & loss statement budget, cash flow budget, operating equipment budget, dan budget investasi
e)   memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi karyawan dan staf Accounting Department
f)   menyusun program rencana kerja Accounting Department
6)   Tugas-Tugas Lain (Insidental)
a)   mengadakan survei pasar
b)   inspeksi ke Accounting Section
c)   mengadakan konfirmasi atas:
1.   Balance of Accounts receivable
2.   Balance of Accounts payable
3.   konfirmasi hotel owning company accounts
d)   menghadiri meeting:
1.   Rapat Kepala Departemen & Operating Meeting
2.   Rapat Credit Department
3.   Rapat departemen lain apabila diundang

Purchasing :

ü  Menerima dan mereview surat permintaan barang dari seluruh bagian baik yang harian maupun yang bulanan Supervisor.
ü  Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan anggaran dan atau kebutuhan.
ü  Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi supplier
ü  Melakukan proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran harga, penyiapan kelengkapan administrasi sampai kepada pengontrolan ketepatan pembelian.
ü  Menyiapkan pembayaran melalui kas kecil lainnya dan pendataan pengeluaran tersebut.
ü  Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran.
ü  Berkoordinasi dengan bagian lain untuk kesesuaian spesifikasi barang dan waktu pengiriman.
ü  Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam permasalahan administrasi kasir.

Supervisor :
ü  Mengatur kerjanya para bawahannya (staf)
ü  Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya
ü  Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf
ü  Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya
ü  Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan
ü  Memberikan Breafing bersama Staf
ü  Membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan.

Receptionist :
ü  Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah
ü   Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut
ü  Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel
ü  Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel
ü  Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out
ü  Data entry akan informasi tamu hotel
ü  Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll
ü  Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik
ü   Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta professional
ü   Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan
ü  Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan
ü  Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan night auditing dimana ketika malam tiba, receptionist bisa juga bertugas :
- Sebagai petugas keamanan di malam hari
- Mengurus check in check out di waktu malam
- Menerima telepon di malam hari
- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service
- Menjadi bellboy
- Mengaudit guest ledger
- Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (account tamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)
- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari
- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel
- Mengurus pemesanan hotel di malam hari
- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buat   disampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)
- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari
- Mengatasi berbagai situasi darurat yg mungkin terjadi di malam hari
- Mengurusi kebutuhan tamu hotel di malam hari (memesan taxi, mencarikan barang keperluan tamu atau escort girl, dll)


STRUKTUR ORGANISASI
BAGIAN HOUSEKEEPING




Job description :
Housekeeping :
ü  Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman, dan aman.
ü  Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
ü  Penyiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
ü  Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.

Supervisor Housekeeping :
ü  Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.
ü  Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.
ü  Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar, koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.
ü  Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby, restaurant dan garden) dan utility.
A. Tugas Pokok
ü   Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).
ü  Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.
ü   Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
ü   Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.
ü  Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.
ü  Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.
ü  Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
ü  Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.
ü   Menghandle Lost and Found.
ü  Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.
ü   Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.
ü   Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.
ü   Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.
ü  Mengatur cuti dan ijin karyawan.
ü  Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.
ü  Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.
B. Tugas Tambahan
ü   Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
ü  Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung.
ü  Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
ü   Melaksanakan semua perintah atasan.
ü  Menyelenggarakan briefing dan meeting.

Room Boy & House Maid
1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.
2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :
- Bed room
- Bath room
- Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.
5. Making bed.
6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.
7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.
8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.
9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.
12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.
13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.
14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
B. TUGAS TAMBAHAN ROOMBOY / HOUSE MAID
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.

STRUKTUR ORGANISASI






Job Description :
Maintenance
o    membantu dan melaksanakan tugas yang diberikan oleh Koordinator Operasional
o    bertanggung jawab untuk menjaga kelaikan jalan unit-unit kendaraan Perusahaan
o    menyusun jadwal perawatan unit-unit kendaraan Perusahaan
o    membuat database riwayat pemakaian dan perawatan kendaraan
o    membuat job order perawatan kendaraan untuk mekanik
o    mengkoordinir mekanik dalam pelaksanaan perawatan unit kendaraan Perusahaan
o    melaporkan hasil kegiatan perawatan pada Koordinator Operasional
o    bertanggung jawab pada Koordinator Operasional
Security :
ü  Secara langsung bertugas memantau dan mengatur keamanan hotel  selama 24 jam secara bergantian dengan petugas keamanan yang lain 
ü  Melaporkan segala kejadian / peristiwa yang terjadi di hotel ke security manager atau atasannya baik itu kehilangan atapun penemuan barang milik tamu 
ü  Berjaga di pos keamanan hotel dan memantau serta membantu keluar masuknya kendaraan yang keluar masuk hotel baik kendaraan milik tamu ataupun staf hotel demi keselamatan dalam penyeberangan jalan
TIPE KAMAR HOTEL UTAMA & HARGA
1)      Tipe Standar    : 1 Bed & 2 Bed
Harga              : Rp.403,000
2)      Tipe Superior  
Harga              : Rp.445,000
3)      Tipe Deluxe     : 1 Bed & 2 Bed
Harga              : Rp.545,000
4)      Tipe Junior      : 1 Bed besar & 1 Bed Kecil
Harga              : Rp.630,000
HOTEL BINTANG 3 & KLASIFIKASI HOTEL MEDIUM
TIPE TAMU : Business 50 % &  Holiday 50 %
PELAYANAN MAKANAN : Only Breakfast / Continental Plan
JUMLAH KAMAR : 178 Kamar
LAMA TAMU MENGINAP : Semi- Residential Hotel
MENURUT LOKASI : City Hotel
FASILITAS & SERVICE : 
Ø  Hot/Cold Water With Bathtub/Shower
Ø  Air Conditional Rooms
Ø  TV With Satellite Programs
Ø  Telephone With IDD System
Ø  Safe Deposite Box
Ø  Coffe House
Ø  24 Hours Room Service
Ø  Laundry & Dry Cleaning Service
Ø  English & Mandarin Spoken Staff
Ø  Credit Card ( Visa & Master)
Ø  Fitness Centre & Aerobic
Ø  Hair & Beauty Salon
Ø  Jacuzzi, Sauna & Steam
Ø  Massage
Ø  Mini Market
Ø  PUB & KTV Room
Ø  Meeting Rooms
Ø  Internet Service (Wi-Fi)
ALAMAT LENGKAP HOTEL :
Comp. Paradise Centre Blok F No. 1 Batam-Indonesia
TELP : 0778 426 222 (Hunting) Fax 0778 433488 ; Email : reservationhotelutama@yahoo.co.id
Website : www.hotelutama.com
FOTO  HOTEL :

0 comments:

Subscribe to: Posts (Atom)